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Shri Narendra Modi
श्री नरेंद्र मोदी
भारत के प्रधान मंत्री
पुरालेख

समय संवेदनशील सामग्री के लिए जो एक निश्चित तिथि के बाद समाप्त हो जाती है (उदाहरण के लिए निविदा अधिसूचनाएं, सम्मेलन पंजीकरण के लिए घोषणाएं, प्रतियोगिता प्रविष्टियां इत्यादि), इस पर एक नीति कि सामग्री को भविष्य के संदर्भ के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए या वेबसाइट से पूरी तरह से हटा दिया जाना चाहिए संबंधित द्वारा तय किया जाना चाहिए उनकी सामग्री की प्रकृति पर सावधानीपूर्वक विचार करने के बाद विभाग। हालांकि, ‘समाप्त’ सामग्री को वेबसाइट पर प्रस्तुत या फ्लैश नहीं किया जाना चाहिए। विभागों के पास इस संबंध में निर्धारित नियमों को स्पष्ट करते हुए एक स्पष्ट रूप से निर्धारित सामग्री अभिलेखीय नीति (सीएपी) होनी चाहिए। सरकारी वेबसाइटें आम तौर पर बड़ी संख्या में दस्तावेजों और रिपोर्टों के भंडार हैं, जो विशिष्ट दर्शकों के साथ-साथ बड़े पैमाने पर नागरिकों के लिए प्रासंगिक और महत्वपूर्ण हैं। कई बार, इन दस्तावेजों का ऐतिहासिक महत्व भी होता है और इन्हें अकादमिक और शोध उद्देश्यों के लिए भी बड़े पैमाने पर संदर्भित किया जाता है। इन दस्तावेजों को केवल एक विशिष्ट अवधि के लिए ऑनलाइन एक्सेस के लिए रखा जा सकता है और पूर्व-निर्धारित अवधि की समाप्ति पर ऑफ़लाइन अभिलेखागार में ले जाने की आवश्यकता होती है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि इन पुराने दस्तावेजों को कभी-कभी नियामक या कानूनी उद्देश्यों के लिए संदर्भित करने की आवश्यकता होती है। विभागों के पास ऐसे पुराने दस्तावेजों के संबंध में एक स्पष्ट अभिलेखीय नीति होनी चाहिए, जिसमें कहा गया हो कि उन्हें कितने समय तक ऑनलाइन रखा जाएगा, उन्हें ऑफ़लाइन अभिलेखागार में कब स्थानांतरित किया जाएगा और यदि / कब उन्हें स्थायी रूप से हटाया या शुद्ध किया जाएगा।